Permintaan Tindakan Perbaikan / Pencegahan (ISO 9001 : 2000)

Proses ini harus dikendalikan dalam penerapan SMM ISO 9001 : 2000 dalam suatu organisasi / Perusahaan sebagai bentuk konsistensi peningkatan berkelanjutan (continual improvement). Permintaan Tindakan Perbaikan / pencegahan ini biasanya dilakukan pada proses sehari hari di lingkungan organisasi / perusahaan yang berhubungan dengan pelaksanaan sistem untuk improvement, Audit Mutu Internal, Penanganan Keluhan Pelanggan dan sebagainya….
Langkah – langkah Proses Permintaan Tindakan Perbaikan sbb:

1. Laporan ketidaksesuaian / potensi ketidaksesuaian oleh bagian / divisi yang menemukan.
2. Pemeriksaan Laporan ketidaksesuaian / potensi ketidaksesuaian oleh MR.
3. Permintaan tindakan perbaikan / pencegahan oleh bagian / divisi yang menemukan disetujui oleh MR.
4. analisa penyebab permintaan tindakan perbaikan / pencegahan oleh bagian / divisi peneiman permintaan tindakan perbaikan / pencegahan.
5. Tindakan perbaikan / pencegahan sesuai hasil analisa oleh bagian penerima permintaan tindakan perbaikan berikut bagian terkait jika ada.
6. Pemeriksaan tindakan perbaikan / pencegahan oleh bagian yang menemukan beserta MR jika diperlukan.
7. Verifikasi tindakan perbaikan / pencegahan oleh MR.

Contoh kasus (ex: pada Perusahaan Manufacturer):
Ka. Bagian Gudang sering menemukan oli hasil perawatan mesin yang tertumpah dan berceceran di mesin produksi mengakibatkan lantai menjadi kotor dan licin sehingga bila ada operator lewat dan terinjak akan menyebabkan kecelakaan. Melihat hal tersebut Ka. Bagian Gudang berinisiatif meminta tindakan perbaikan / pencegahan terhadap hal tersebut dan melaporkannya kepada MR, kemudian MR memeriksa laporan tersebut dan memastikan bagian mana yang harus diminta tindakan perbaikan, jika benar apa adanya, MR menyetujui permintaan tersebut. MR mendistribusikan Permintaan Tindakan Perbaikan / pencegahan tersebut ke bagian yang melakukan ketidaksesuaian / potensi ketidaksesuaian tersebut. Bagian yang melakukan ketidaksesuaiaan / potensi ketidaksesuaian menganalisa mengapa sampai terjadi. setelah analisa selesai dilakukan, merencanakan tindakan perbaikan berikut target / waktu penyelesaiannya. Bila tindakan perbaikan telah selesai target, bagian penemu ketidaksesuaian / potensi ketidaksesuaian beserta MR memeriksa tindakan perbaikan. Setelah pemeriksaan tindakan perbaikan selesai dilakukan, MR memverifikasi efektifitas tindakan yang dilakukan, OK (efektif), kasus akan diclose jika TIDAK OKE (tidak efektif), permintaan tindakan perbaikan ulang oleh MR kepada bagian tersebut.


Demikian uraian ini, semoga dapat membantu dan seperti biasa bila ada salah – salah dikit / banyak mohon koreksi dari sobat – sobat sekalian…./