Tentang Audit Mutu Eksternal ISO 9001: 2000

 

Selain Audit Mutu Internal (AMI), maka dalam pelaksanaan Sistem Manajemen Mutu ISO 9001 : 2000 ada audit yang dilakukan oleh badan audit dari luar Organisasi / Perusahaan yang dikenal dengan nama audit eksternal. Audit eksternal dilakukan badan audit (lembaga sertifikasi) yang ada baik yang berasal dari luar negeri dan lokal, contoh badan sertifikasi dari luar : SGS (Swiss), Kema (Belanda), TUV (Jerman), dsb. Contoh badan audit lokalnya: Sukofindo.
Perlu diketahui bahwa antara badan audit yang satu dengan yang lainnya mempunyai metode pelaksanaan audit yang berbeda, namum prinsip atau tehnik audit yang dilakukan terhadap proses SMM pada dasarnya sama, yang beda misal : pre-assesment, penulisan laporan hasil audit, format CAR, sistem pengendalian tindakan perbaikan, dsb

Berikut ini merupakan proses audit yang dilakukan oleh badan audit eksternal berdasarkan audit yang pernah dilakukan di tempat kerja gw (dalam contoh ini adalah badan Audit SGS):

1. Pengiriman Dokumentasi Sistem Mutu (Quality Manual, Quality Procedure, Quality Plan, dsb) ke Badan Sertifikasi
2. Kunjungan Awal : Biasanya proses ini dilakukan untuk mengecek / melihat kesiapan suatu organisasi / Perusahaan.
3. Pre-Audit : Audit yang dilakukan sebelum Audit sertifikat yang tujuannya untuk lebih meningkatkan persiapan audit sebenarnya [Assessment] dan sifatnya tidak mutlak (boleh tidak dilakukan, melainkan langsung Audit [Assessment]).
4. Audit Sistem Manajemen Mutu [Assessment) : Proses audit terhadap sistem mutu meliputi pemeriksaan Quality Manual, Quality Procedure, pemeriksaan di lapangan [tempat Kerja], dsb di semua bagian / divisi / departemen. NB : sebelum audit mengadakan Opening Meeting terlebih dahulu.
5. Laporan Hasil Audit : langsung dibuat setelah selasai audit dan dibacakan pada saat Closing Meeting Audit.
6. Penyerahan Sertifikat : Organisasi / Perusahaan layak mendapatkan sertifikat jika hasil audit telah sesuai dengan sistem manajemen mutu iso 9001 : 2000 yang telah dibuat tanpa temuan major.
7. Audit Surveillance : audit yang dilakukan secara berkala yaitu 6 bulan sekali untuk memastikan konsistensi penerapan sistem manajemen mutu ISO 9001 : 2000 berikut improvementnya.
8. Audit Renewal : Audit yang dilakukan untuk pembaharuan (revisi) sertifikat ISO 9001 : 2000, setiap 3 tahun sekali.

Note:
Corrective Actions (tindakan perbaikan)
Bila ada temuan Minor, maka tindakan perbaikan yang belaku dari action plan yang dibuat adalah maksimal sampai 90 hari (3 bulan) dan Action Plannya biasanya dibuat setelah audit selesai [pada hari yang sama] atau 1 minggu setelah audit dan akan ditindaklanjuti oleh Auditor eksternal untuk memastikan efektifitas tindakan perbaikan yang diambil pada kunjungan / surveillance berikutnya, yang pasti mengikuti ketentuan yang berlaku dari lembaga sertifikasi tersebut.
Namun bila ada temuan Major, diberi kesempatan tindakan perbaikan maksimal sampai 30 hari (1 bulan) dan sertifikat ditangguhkan (jika audit yang dilakukan audit surveillance), sedangkan untuk pemeriksaan dari tindakan perbaikan temuan major tersebut adalah maksimal sampai dengan 90 hari (3 bulan) dan memberi keputusan apakah sertifikat yang ditanggukan akan terus (continued) atau tidak.

NB:
Seperti yang telah disebutkan bahwa sistem audit / tehnik pelaksanaan dari badan sertifikasi bisa saja berubah tidak sama seperti disebutkan di atas. Perubahan tersebut disebabkan oleh improvement continual (perubahan untuk peningkatan berkesinambungan untuk kepuasan pelanggannya).

Demikian tentang sedikit tentang Audit eksternal ISO 9001 : 2000, mohon koreksi bila ada salah / kekurang lengkapannya….